Нужно ли оформлять путевой лист директору

Путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ)).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (далее - Обязательные реквизиты и порядок) (ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).

При этом Приказом Минтранса России N 368 форма типового бланка путевого листа не установлена. Организация может самостоятельно разработать форму путевого листа, в которой должны быть указаны обязательные реквизиты (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, Письмо Минтранса России от 15.01.2021 N ДЗ-66-ПГ).

За основу формы путевого листа по легковому автомобилю организация может взять, в частности, унифицированную форму 3 "Путевой лист легкового автомобиля", которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, и при этом в указанной форме должны содержаться все реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 368.

Без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается осуществление перевозок только пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями (ч. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка).

Исходя из этого путевой лист нужно оформлять при любом использовании транспортного средства независимо от вида и особенностей перевозки.

По нашему мнению, данная норма противоречит положению ч. 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, однако официальных разъяснений по данному вопросу нет.

Обязательные реквизиты и порядок изданы на основе и во исполнение Закона N 259-ФЗ (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, преамбула Приказа Минтранса России N 368).

Закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ, а также определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов, и общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур (ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 43 Закона N 259-ФЗ).

Следовательно, для перевозчиков грузов, багажа и пассажиров на автомобильном транспорте оформление путевых листов обязательно (ч. 1, 2 ст. 1, п. 13 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).

Таким образом, по нашему мнению, организация должна оформлять путевой лист директору, если он управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, третьих лиц).

Организация может подтверждать путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора, в случае когда он перевозит в служебных целях на личном или служебном автомобиле грузы и (или) других лиц (кроме себя). В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@):

• путевыми листами;

• иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км.

Выбранный порядок подтверждения нужно закрепить в учетной политике для целей налогообложения.