Меню
8 (8182) 49-00-00 (г. Архангельск и Архангельская обл.)
8 (800) 300-4920 (другие регионы РФ)

Как утвердить график отпусков?

Для утверждения графика отпусков (по унифицированной форме N Т-7 или разработанной вами) достаточно заполнить специальный гриф утверждения. На практике часто также издают приказ об утверждении, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например, кадровику - уведомлять работников о начале отпусков. Утверждает график отпусков обычно руководитель организации. Срок - не позднее двух недель до начала календарного года, на который он составляется. Если у вас есть профсоюз, согласуйте с ним график отпусков до того, как утвердите его. Реквизиты документа с мнением-согласием профсоюза укажите в графике в отведенной для этого графе.

Кто утверждает график отпусков?

График отпусков обычно утверждает руководитель организации. Но вы можете уполномочить на это и другого работника, в том числе заместителя руководителя организации.

Для этого, например, оформите доверенность на этого работника. В ней обязательно укажите, что он имеет право утверждать локальные нормативные акты - графики отпусков. Это следует из ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, Письма Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1.

Внимание! Есть мнение, что график отпусков не является локальным нормативным актом. Однако законом такое мнение не подтверждается. С тем, что график отпусков является локальным нормативным актом, согласны суды и ГИТ.

Не забудьте до утверждения графика отпусков согласовать его с профсоюзом (если он у вас есть), направив туда проект составленного графика и обоснование по нему (ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Подробнее об этом расскажем далее.

Как согласовать график отпусков с профсоюзом?

До утверждения графика отпусков направьте в профсоюз (при его наличии) проект графика и обоснование по нему. Рекомендуем также приложить копии документов, с учетом которых составили проект, например, документов, подтверждающих право отдельных категорий работников взять ежегодный отпуск в удобное для них время, производственный план организации.

Письменный ответ профсоюза ждите пять рабочих дней. Это следует из ч. 1 ст. 123, ч. 1, 2 ст. 372 ТК РФ.

Если он выразит согласие, утвердите график, отразите мотивированное мнение в графике. Так, если используете унифицированную форму N Т-7, укажите это в специальной строке "Мнение выборного профсоюзного органа... учтено".

Если у вас своя форма графика отпусков, можете сделать отметку об учете мнения профсоюза таким же способом либо используйте установленный у вас, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках (с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Учтите при этом, что дата согласования графика отпусков с профсоюзом не должна быть позднее даты утверждения, иначе нарушите предусмотренное ч. 1 ст. 123, ч. 1 ст. 372 ТК РФ требование о предварительном учете мнения профсоюза при составлении графика отпусков.

Если профсоюз направил вам свои предложения по графику отпусков, наиболее безрисково их принять.

Уточните в нем необходимые данные, затем утвердите график по вышеуказанной схеме. Если профсоюз не согласовывает график отпусков либо предлагает уточнения, которые вас не устраивают, проведите с ним консультацию в трехдневный срок.

Если не договоритесь, оформите разногласия протоколом в произвольной форме (нормативной нет). После этого можете утвердить график отпусков. Но помните, что профсоюз может обжаловать ваше решение в суд или трудовую инспекцию. Это следует из ч. 3, 4 ст. 372 ТК РФ.

В какой срок нужно утвердить график отпусков?

График отпусков утвердите не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который вы его составляете, то есть до 17 декабря. Но можете утвердить график и ранее этой даты, например, если она выпадает на выходной день (законом это не запрещено). Это следует из ч. 1 ст. 123 ТК РФ, Письма Минтруда России от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399.

Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы?

Законом этот вопрос прямо не урегулирован.

Все организации обязаны составлять и утверждать график отпусков на будущий год не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Составлять график отпусков на текущий год закон не требует. При этом составление графика отпусков в ситуации, когда организация начала свою деятельность после истечения сроков, установленных для его утверждения, законом не предусмотрено.

Если ваша организация создана, к примеру, в начале года и у нее уже сформирован штат работников, целесообразно оформить график отпусков и в текущем году (Письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 N 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Такой подход, в частности, позволит регламентировать порядок выхода в отпуск тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время на основании ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ.

Но подчеркнем: составление графика отпусков во вновь созданной организации в первый год работы до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока - ее право, а не обязанность. Если в таком случае в год создания организации график не будет утвержден, работники будут ходить в отпуск по заявлениям с учетом необходимого непрерывного шестимесячного срока работы (с учетом ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Как заполнить гриф утверждения в графике отпусков?

Если вы заполняете график отпусков по унифицированной форме N Т-7, следуйте содержанию формы. В частности, под строкой "УТВЕРЖДАЮ" укажите должность, Ф.И.О. лица, утверждающего график отпусков (пусть поставит здесь свою подпись), дату утверждения.

Если используете свою форму графика отпусков, можете действовать так: проставьте гриф "УТВЕРЖДАЮ" на первом листе графика отпусков в правом верхнем углу. В нем укажите должность и Ф.И.О. лица, утверждающего график отпусков, а также дату утверждения, предусмотрите место для подписи (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Это простой способ утверждения. Его применяют на практике, когда, например, не делают дополнительных поручений работникам (к примеру, в отдельном приказе; о том, нужен ли такой приказ и, если да, будет ли отличаться гриф утверждения, читайте далее).

Нужно ли утверждать график отпусков приказом?

Нет, не нужно, в законе такого требования нет. Но его часто издают на практике, в частности, чтобы дать поручения ответственным лицам, например, кадровику - уведомлять работников о времени начала их отпусков.

В этом случае, если используете свою форму графика отпусков, реквизиты такого приказа укажите под грифом "УТВЕРЖДЕН" в правом верхнем углу первого листа графика (абз. 2, 4 п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Либо, если у вас установлен свой порядок, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках (с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 4 ст. 189 ТК РФ), руководствуйтесь им (абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Какие риски возможны при нарушении порядка утверждения графика отпусков?

В случае нарушения процедуры утверждения графика отпусков есть, в частности, риск привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, например, если при наличии профсоюза в организации вы не запросили у него мотивированное мнение по проекту графика отпусков.

Все вопросы »
« Назад
Нужна консультация по данному вопросу?
Задайте Ваш вопрос юристу