Как заполнять документы, связанные с электронными трудовыми книжками

Пенсионный фонд РФ опубликовал форму СЗВ-ТД, а Минтруд - форму СТД-Р. С помощью первой нужно отчитываться перед ПФР о трудовой деятельности персонала, а по второй следует выдавать сотрудникам сведения об их работе в организации. Разберемся в особенностях заполнения и представления форм.

Форма СЗВ-ТД

Когда использовать форму СЗВ-ТД

По этой форме нужно сообщать в Пенсионный фонд данные о сотруднике, если:

- работника приняли в организацию, перевели на другую постоянную работу или уволили;

- он получил новую профессию, специальность или квалификацию;

- он написал заявление о выборе формата трудовой книжки;

- суд запретил сотруднику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;

- организация переименовалась.

С 1 января 2020 года представлять сведения следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. При первой подаче сведений о работнике их необходимо дополнить информацией о его трудовой деятельности в организации на 1 января 2020 года. ПФР указал, что сообщать нужно только о последнем кадровом мероприятии.

С 2021 года данные о приеме и увольнении придется передавать не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Как заполнять форму СЗВ-ТД

В СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Остановимся на моментах, которые могут вызвать вопросы при заполнении формы.

Если работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности, напротив соответствующей строки нужно отразить дату подачи заявления. Если в дате сделали ошибку, достаточно заново передать СЗВ-ТД с новой датой. Если ранее представленные сведения нужно отменить, укажите прежнюю дату и в поле "Признак отмены" поставьте знак "X".

Графу 4 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывайте, если обязанность трудиться в нем включена в трудовой договор.

Графу 5 "Код выполняемой функции (при наличии)" придется заполнять с 1 января 2021 года. Полагаем, данные нужно будет приводить по сотрудникам, для которых работодатели обязаны применять профстандарты. Код состоит из семи знаков из профстандарта:

- первые пять - код наименования вида профессиональной деятельности;

- предпоследний - буква кода обобщенной трудовой функции;

- последний - цифра уровня квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.

Чтобы отменить запись в разделе "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица", снова подайте форму СЗВ-ТД. В ней в графе 10 "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" напротив ошибки поставьте знак "Х". Если нужно внести исправления, отмените неверную запись, а в следующей строке укажите корректные сведения.

Разобраться, как заполнять форму СЗВ-ТД, также помогут примеры, подготовленные Пенсионным фондом;

Как подавать форму СЗВ-ТД

Документ нужно подавать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если в штате менее 25 сотрудников, можно представлять сведения на бумаге.

Чем грозят просрочки и ошибки при подаче отчетности по форме СЗВ-ТД

За неподачу в срок, подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф. Он составляет:

- для должностных лиц - от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;

- для организации - от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Если нарушение повторится в течение года, штраф будет больше. Должностное лицо могут дисквалифицировать.

Наказание планируют изменить. Ответственность предусмотрят только для должностных лиц. Им может грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

Форма СТД-Р

Когда использовать форму СТД-Р

По этой форме организация должна выдавать работнику, отказавшемуся от трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности в организации. Делать это следует по запросу сотрудника и при его увольнении.

Как заполнять форму СТД-Р

По содержанию и правилам заполнения СТД-Р практически не отличается от СЗВ-ТД. Работнику нужно выдавать те же сведения о трудовой деятельности, которые подаются в ПФР, в том числе данные о приеме, постоянном переводе, получении новой профессии, переименовании организации.
Информацию о выборе формата трудовой книжки должен указывать только работодатель, которому сотрудник подал соответствующее заявление.

Как предоставлять форму СТД-Р

Работники сами выбирают, как получить сведения: на бумаге или в форме электронного документа. Бумажную СТД-Р придется заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную - усиленной квалифицированной электронной подписью.

Документы:

Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п
Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н