Как уведомить участников о проведении общего собрания ООО

Кого нужно уведомлять о собрании участников ООО

В обязательном порядке о собрании нужно уведомлять только участников ООО (п. 1 ст. 36 Закона об ООО).

Но могут быть ситуации, когда права участников, в том числе право голосовать на общих собраниях, принадлежат не им, а третьим лицам. Это касается ситуаций, когда:

1) участник заложил долю в уставном капитале и по договору залога все права участника или право голосовать на собраниях принадлежат залогодержателю (п. 2 ст. 358.15 ГК РФ);

2) доля в уставном капитале, принадлежащая участнику, находится в доверительном управлении. Например, если участник умер, а наследники еще не оформили права на наследство. В таком случае указанные права принадлежат доверительному управляющему (п. 1 ст. 1026, п. 1 ст. 1173 ГК РФ).

В указанных случаях рекомендуем уведомлять данных лиц. Это позволит избежать следующих рисков:

• непринятия решения на собрании - так как их голоса могут быть необходимы для принятия решения;
• оспаривания ими решений, принятых на собрании - на основании того, что обществу было известно об их праве голосовать на собраниях, но оно их не уведомило.

Кроме того, при направлении уведомления рекомендуем проверить, не отчуждена ли доля, принадлежащая тому или иному участнику ООО. Сделать это нужно потому, что в список участников могли быть еще не внесены изменения в связи с переходом прав на долю, так как сведений о новом участнике нет в ЕГРЮЛ. Установить данный факт в таком случае вы можете, проверив, не получало ли общество копию заявления по форме N Р14001 или уведомление о совершенной сделке. Если оно было получено, направьте новому участнику уведомление, как и всем остальным. Сведения о новом участнике вы можете взять из полученных документов (п. 15 ст. 21, п. 1 ст. 36 Закона об ООО).

Как и за какой срок направляется уведомление о собрании участников ООО

Уведомления о проведении общего собрания участников ООО должны быть направлены заказными письмами за 30 дней до даты проведения собрания, если иной порядок или более короткий срок отправления не предусмотрен уставом (п. п. 1, 4 ст. 36 Закона об ООО).

Например, устав может предусматривать один из следующих способов уведомления о собрании:

• путем размещения уведомления на сайте общества в сети Интернет;
• путем направления электронных писем.

В случае наличия в уставе иного порядка уведомления вы обязаны руководствоваться именно им.

Уведомления следует отправить по адресам, содержащимся в списке участников ООО (п. 1 ст. 34 Закона об ООО).

Но бывают ситуации, когда вы знаете, что участник живет (находится) не по тому адресу, что указан в списке участников. Рекомендуем тогда направить уведомления на оба адреса в целях сокращения рисков обжалования принятых решений данным участником.

Если нарушить порядок уведомления, есть риск того, что участник не будет уведомлен и не придет на собрание.

В таком случае:

1) не получится принять на собрании необходимые решения, если голосов пришедших участников не хватит для их принятия;

2) участник, не получивший уведомление, будет иметь право оспорить принятые решения (п. 1 ст. 43 Закона об ООО);

3) общество может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа от 500 тыс. до 700 тыс. руб. (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).

Как составить уведомление о проведении общего собрания участников ООО

Составьте уведомление в письменной форме, включив в него следующие сведения (п. 1 ст. 36 Закона об ООО):

1) форму проведения собрания - укажите, что собрание будет проводиться в форме совместного присутствия участников ООО или в форме заочного голосования путем направления заполненных бюллетеней. Для проведения собрания путем заочного голосования нужно, чтобы устав или внутренний документ общества содержал порядок его проведения (п. 3 ст. 38 Закона об ООО);

2) дату, время и место проведения общего собрания.

В отношении времени укажите, в частности, когда начинается регистрация лиц (отсутствие в уведомлении времени регистрации может явиться основанием для оспаривания решения) и открывается собрание.

Место проведения собрания желательно указать более подробно, чем адрес ООО, а именно укажите в том числе кабинет (офис и т.п.), в котором будет проводиться собрание;

3) повестку дня общего собрания участников общества (п. 2 ст. 36 Закона об ООО).

В этом разделе укажите вопросы, которые вы планируете обсудить на общем собрании и по которым участники должны принять решение. Помните, что дополнить повестку дня вы сможете только в случае, если на собрании будут все участники общества;

4) информацию о порядке ознакомления с материалами, подготовленными к собранию, в помещении исполнительного органа. В частности, укажите, как, где и в какое время участник может прийти и ознакомиться с такими материалами (п. 3 ст. 36 Закона об ООО).

Если способ ознакомления не предусмотрен уставом, то отправьте материалы, подготовленные к собранию, приложив их к уведомлению (п. 3 ст. 36 Закона об ООО).

Рекомендуем, чтобы уведомление подписало лицо, созывающее собрание - директор или председатель совета директоров. Если подписывает директор, поставьте печать ООО (при наличии) (п. 5 ст. 2, пп. 10 п. 2.1 ст. 32, пп. 1 п. 3 ст. 40 Закона об ООО).

Образец уведомления о проведении общего собрания участников ООО

Можно ли не соблюдать процедуру и (или) срок уведомления о собрании

По общему правилу порядок и срок уведомления о проведении собрания нужно соблюдать обязательно. Но если в обществе нет конфликта между участниками и отсутствует риск неучастия кого-либо из них в собрании, то сроки и порядок уведомления можно не соблюдать, так как участие в собрании всех участников ООО влечет:

1) признание собрания правомочным, даже если были нарушения срока и порядка уведомления (п. 5 ст. 36 Закона об ООО);

2) исключение риска оспаривания решений, принятых на собрании, так как не будет нарушено право на участие в деятельности общества (п. 1 ст. 43 Закона об ООО);

3) вероятность признания малозначительным административного правонарушения в связи с нарушением требований к порядку и сроку уведомления, поскольку такое нарушение не повлечет тяжких последствий и не причинит вреда участникам ООО (ст. 2.9, ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).

Поэтому если нужно срочно принять решение на общем собрании участников ООО, то формальные требования, установленные Законом об ООО и уставом, можно не соблюдать. И вы можете, например, уведомить участников sms-сообщением, по электронной почте или просто оформить протокол с необходимыми вам решениями и дать его на подпись участникам ООО.